Eine Vereinswebsite ist für Mitglieder und Außenstehende nur dann wirklich hilfreich, wenn Termine, Ansprechpartner und wichtige Informationen stimmen. Aber keine Bange: Es braucht gerade im Ehrenamt keine große Redaktion. Vielmehr sind klare Zuständigkeiten, ein einfacher Ablauf und ein Blick auf Inhalte und Technik entscheidend. So lässt sich die Vereinswebsite aktuell halten, ohne dass die Pflege im Ehrenamt zu viel Zeit beansprucht.
Websitepflege am besten im Team organisieren
Für viele Vereine reicht ein Team aus zwei Personen; dabei kann sich eine Person stärker um Inhalte kümmern, die andere um technische Themen wie Updates, Backups, Benutzerzugänge oder kleinere Fehler auf der Website. Beide sollten die wichtigsten Abläufe kennen, damit die Pflege nicht von einer einzigen Person abhängt.
Vorstand, Abteilungen oder andere Ehrenamtliche können Inhalte zuliefern. Deshalb sollte das Website-Team klar festlegen, an wen sie neue Termine, Texte, Bilder oder Änderungen schicken.
Diese Inhalte regelmäßig prüfen
Gibt es etwas Schlimmeres, als sich im Internet informieren zu wollen und dabei nur auf nicht mehr aktuelle Inhalte zu stoßen? Das sollte auf eurer Vereinswebsite nicht passieren. Achtet darauf: Es gibt Inhalte auf der Website, die besonders schnell veralten. Dazu gehören:
- Termine und Veranstaltungen
- Ansprechpartner und Kontaktdaten
- Vorstandsangaben
- Trainings- oder Öffnungszeiten
- Formulare und Downloads
- externe Links
Auch technische Punkte gehören zur Websitepflege und müssen immer wieder kontrolliert und geupdatet werden. Daher sollte das Website-Team regelmäßig Updates und Erweiterungen installieren sowie Formulare, Backups und Benutzerkonten prüfen.
Ist eure Vereinswebsite barrierefrei?
Aktuelles aus dem Verein regelmäßig vorbereiten
Neue Beiträge entstehen leichter, wenn ihr mögliche Themen frühzeitig sammelt. Dadurch müsst ihr nicht erst kurz vor der Veröffentlichung nach Ideen suchen. Veranstaltungen, Aktionen, Rückblicke oder Neuigkeiten aus den Abteilungen sind interessante Neuigkeiten und eignen sich hervorragend als planbare Inhalte für die Website.
Hilfreich ist eine einfache Themenliste oder ein Redaktionsplan, worauf mehrere Personen zugreifen können. Einmal im Monat kann das Website-Team daraus auswählen, welche Beiträge als Nächstes anstehen. So lässt sich neues Material frühzeitig vorbereiten und es muss nicht jedes Mal bei null begonnen werden muss.
Vereinswebsite aktuell halten mit einem festen Rhythmus
Nicht jede Seite muss ständig kontrolliert werden. Wer die Vereinswebsite aktuell halten möchte, sollte darum einen regelmäßigen Website-Check einplanen, zum Beispiel einmal im Monat, damit das Website-Team Inhalte und technische Punkte gemeinsam prüfen kann.
Für technische Fragen sollte außerdem klar sein, wer unterstützen kann, wenn das Website-Team selbst nicht weiterkommt. Das kann ein Vereinsmitglied mit entsprechender Erfahrung, eine Agentur oder der technische Support des eingesetzten Systems sein.
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Häufige Fragen zur Pflege der Vereinswebsite
Wichtige Änderungen solltet ihr möglichst zeitnah einpflegen. Zusätzlich empfiehlt sich ein regelmäßiger Check, zum Beispiel einmal im Monat.
Für kleinere Vereine könnte schon ein Zweierteam gut funktionieren. So lassen sich Inhalte und technische Aufgaben aufteilen und es gibt immer eine Vertretung, auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall.
Vor allem Termine, Ansprechpartner, Vorstandsangaben, Trainingszeiten, Formulare und externe Links solltet ihr regelmäßig kontrollieren.
