Dabei müsst ihr nicht jeden Artikel der Datenschutz-Grundverordnung auswendig kennen. Wichtiger ist, dass ihr ein Bewusstsein dafür entwickelt, welche personenbezogenen Daten ihr als Verein verarbeitet, warum ihr sie überhaupt braucht, wer darauf zugreifen darf und wie ihr sie schützt. Auch Vereine müssen die DSGVO beachten – unabhängig davon, ob sie klein, ehrenamtlich geführt oder gemeinnützig sind.

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Das Wichtigste zur DSGVO im Verein

Für den Vereinsalltag helfen zunächst fünf Grundfragen:

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Für welchen Zweck brauchen wir diese Daten?

Auf welcher Rechtsgrundlage dürfen wir sie verarbeiten?

Wer braucht tatsächlich Zugriff?

Wie lange müssen oder dürfen wir die Daten speichern?

Dabei geht es nicht nur um digitale Daten. Auch eine ausgedruckte Mitgliederliste, ein Anmeldeformular oder eine Teilnehmerliste kann personenbezogene Daten enthalten.

Personenbezogene Daten sind dabei nicht nur Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse. Auch Kontodaten, Fotos, Gesundheitsdaten oder andere Informationen über eine bestimmte Person können dazugehören. Die DSGVO erfasst außerdem nicht nur digitale Verarbeitung. Auch strukturierte Papierunterlagen können darunterfallen.

Einen breiteren Überblick darüber, wo Daten und Datenschutz in die digitale Vereinsarbeit hineinspielen, findet ihr auch in unserem Beitrag zu den wichtigsten Digitalisierungsthemen für Vereine.

Die wichtigsten DSGVO-Artikel für Vereine

Die DSGVO enthält viele Regelungen. Für die tägliche Vereinsarbeit sind einige Artikel jedoch besonders wichtig. Die folgende Übersicht ist deshalb keine vollständige Darstellung der DSGVO, sondern eine Orientierung für typische Situationen im Verein. Den vollständigen Gesetzestext findet ihr bei EUR-Lex.

Art. 4 DSGVO – Personenbezogene Daten und Verarbeitung
Hier stehen wichtige Begriffe der DSGVO. Personenbezogene Daten können zum Beispiel Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Fotos oder Kontodaten von Mitgliedern sein.

Art. 5 DSGVO – Grundsätze der Datenverarbeitung
Daten sollen unter anderem zweckgebunden, sparsam und nur so lange wie nötig verarbeitet werden. Für den Verein bedeutet das zum Beispiel: Im Mitgliedsantrag nur Daten abfragen, die tatsächlich gebraucht werden.

Art. 6 DSGVO – Rechtsgrundlagen
Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Für notwendige Mitgliederdaten kann beispielsweise die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses eine Rolle spielen.

Art. 9 DSGVO – Besonders geschützte Daten
Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten brauchen besonderen Schutz. Das kann etwa für Sport-, Gesundheits- oder Selbsthilfevereine wichtig sein.

Art. 12 bis 14 DSGVO – Transparenz und Informationspflichten
Mitglieder müssen erfahren, welche Daten der Verein verarbeitet, wofür er sie nutzt und welche Rechte sie haben.

Art. 15 bis 18 DSGVO – Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung
Ein Mitglied kann zum Beispiel Auskunft über gespeicherte Daten verlangen oder eine falsche Anschrift berichtigen lassen.
Zusammenfassung bei Stiftung Datenschutz.

Art. 21 DSGVO – Widerspruch
Unter bestimmten Voraussetzungen können Betroffene einer Verarbeitung ihrer Daten widersprechen.

Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung
Dieser Artikel wird wichtig, wenn externe Anbieter personenbezogene Daten für den Verein verarbeiten – zum Beispiel bei Cloud-Diensten, Newsletter-Systemen oder Webhosting.

Art. 30 DSGVO – Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Hier geht es darum, die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein zu dokumentieren. Dazu können etwa Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug oder Newsletter gehören.

Unser Arbeitsblatt hilft euch dabei, Verarbeitungstätigkeiten mit Datenkategorien, betroffenen Personen, Rechtsgrundlage, Zweck und Speicherdauer zu erfassen.

Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Vereine müssen personenbezogene Daten angemessen schützen. Dazu gehören beispielsweise Zugriffsrechte, sichere Passwörter, Backups und gegebenenfalls Verschlüsselung.

Art. 33 DSGVO – Datenschutzverletzungen
Geht beispielsweise eine Mitgliederliste an die falsche Person, muss der Verein den Vorfall prüfen und gegebenenfalls der Datenschutzaufsicht melden.

Art. 37 DSGVO – Datenschutzbeauftragte
Hier ist geregelt, wann eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss. Ergänzende Anforderungen enthält das Bundesdatenschutzgesetz.

Mitgliederdaten nur für einen klaren Zweck nutzen

Ein einfaches Beispiel zeigt, wie die DSGVO im Verein praktisch funktioniert: Ein Mitglied tritt dem Verein bei. Für die Mitgliederverwaltung benötigt der Verein etwa Name und Kontaktdaten. Zieht er Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein, braucht er zusätzlich die entsprechenden Zahlungsdaten.

Für Daten, die der Verein zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses benötigt, ist nicht automatisch eine Einwilligung erforderlich. Das BayLDA nennt hierfür Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO als mögliche Rechtsgrundlage. Andere Verarbeitungen können dagegen eine andere Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung erfordern.

Ein praktischer Unterschied:

Sinnvoll:
Der Kassenwart erhält die Bankverbindung, weil er die Beiträge verwaltet.

Nicht automatisch sinnvoll:
Alle Vorstandsmitglieder erhalten eine vollständige Mitgliederliste mit Adresse, Telefonnummer und Bankverbindung, obwohl sie diese Informationen für ihre Aufgaben nicht benötigen.

Denn der Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 DSGVO verlangt, dass Vereine nur die Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Genau diese Logik zieht sich auch durch unser Workshopmaterial: Verarbeitungstätigkeit, Datenkategorie, betroffene Personen, Rechtsgrundlage, Zweck und Speicherdauer sollten zusammenpassen.

Informationspflichten gleich beim Eintritt mitdenken

Neben der Rechtsgrundlage spielt die Information der Betroffenen eine wichtige Rolle. Neue Mitglieder sollten bereits bei der Datenerhebung erfahren, welche Daten ihr für welchen Zweck verarbeitet und was anschließend mit ihnen geschieht.

Neuen Mitgliedern sollte deshalb bereits beim Eintritt klar sein:

welche Daten der Verein verarbeitet

zu welchem Zweck

auf welcher Rechtsgrundlage

wie lange er sie speichert

an wen er sie ggf. weitergibt

welche Rechte das Mitglied hat

Das BayLDA empfiehlt, die Informationen direkt mit dem Beitrittsformular bereitzustellen oder dort eindeutig auf die vollständigen Datenschutzhinweise zu verweisen. Eine Unterschrift unter die Datenschutzinformation ist dafür nicht nötig, denn eine Informationspflicht ist keine Einwilligung.

Ein Satz wie „Ich stimme der DSGVO zu“ löst das Problem deshalb nicht. Stattdessen sollte der Verein verständlich erklären, welche Mitgliederdaten er verarbeitet, warum er sie braucht und welche Rechte die Mitglieder haben.

Dabei unterscheidet die DSGVO danach, woher die Daten stammen. Erhebt der Verein die Daten direkt beim Mitglied, sind vor allem die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO relevant. Erhält er personenbezogene Daten aus einer anderen Quelle, kommt Art. 14 DSGVO ins Spiel. Das Kurzpapier Nr. 10 der Datenschutzkonferenz erläutert diese Unterscheidung ausführlicher.

Zugriffsrechte im Verein begrenzen

Auch innerhalb des Vereins sollte nicht jede Person automatisch Zugriff auf alle Daten erhalten.

Die Übungsleiterin braucht vielleicht Namen und Kontaktdaten ihrer Trainingsgruppe. Der Kassierer benötigt dagegen Informationen zum Beitragseinzug. Die Person, die den Newsletter versendet, braucht wiederum E-Mail-Adressen, aber normalerweise keine Bankverbindungen.

Deshalb lohnt es sich, Rollen und Zugriffsrechte klar festzulegen. Außerdem sollten Vereine Zugänge entfernen, wenn jemand eine Aufgabe abgibt. Nach einem Vorstandswechsel sollte z. B. der ehemalige Schatzmeister also nicht jahrelang weiter auf Mitgliederlisten oder Vereinssoftware zugreifen können.

Art. 32 DSGVO verlangt ein Schutzniveau, das zum jeweiligen Risiko passt. Dazu gehören technische und organisatorische Maßnahmen, beispielsweise Zugriffsrechte, aktuelle Systeme, sichere Passwörter, Backups oder Verschlüsselung.

Wie ihr Passwörter mit einem Passwortmanager organisiert, zeigen wir ausführlich in unserem Beitrag Sichere Passwörter erstellen und verwalten mit KeePassXC.

Außerdem haben wir 5 praktische Tipps zum Datenschutz zusammengestellt.

Digitale Tools und externe Dienstleister prüfen

Newsletter-System, Cloud, Mitgliederverwaltung, Videokonferenz oder Webhosting: Vereine geben heute viele digitale Aufgaben an externe Anbieter.

Deshalb solltet ihr nicht nur prüfen, was ein Tool kann, sondern auch, was mit euren Daten geschieht. Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Vereins, kann Art. 28 DSGVO zur Auftragsverarbeitung greifen. Dann muss der Verein unter anderem die Rolle des Dienstleisters und die vertraglichen Voraussetzungen prüfen.

Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt empfiehlt ebenfalls, Datenschutzrisiken bei digitalen Tools und Dienstleistern bewusst zu prüfen und die Kontrolle über die verarbeiteten Daten mitzudenken.

Praxisbeispiel: Ihr möchtet eine Mitgliederliste in einen Cloud-Speicher laden. Bevor ihr das tut, solltet ihr klären, wer der Anbieter ist, welche Daten dort liegen, wer Zugriff erhält und welche datenschutzrechtlichen Vereinbarungen gelten.

Fotos beim Datenschutz mitdenken

Fotos und Videos sind ebenfalls personenbezogene Daten, sobald Menschen darauf identifizierbar sind. Deshalb sollte ein Verein vor der Veröffentlichung eines Fotos prüfen, auf welcher Grundlage er das Bild verwenden darf. Besonders aufmerksam solltet ihr bei Kindern und anderen schutzbedürftigen Personen sein. Das BayLDA bietet dafür einen eigenen Praxisratgeber „Bilder und Verein“.

Website gut organisieren und aktuell halten

Bei der Websitepflege solltet ihr zudem Formulare, Benutzerkonten, Updates und technische Dienste regelmäßig prüfen.

Zum Artikel

Datenverarbeitung auf der Vereinswebsite

Auf einer Vereinswebsite können personenbezogene Daten beispielsweise über Server-Logfiles, Kontaktformulare, Newsletter, Cookies oder eingebundene Dienste anfallen. Deshalb braucht die Website eine Datenschutzerklärung, die zu den tatsächlich eingesetzten Funktionen passt.

Für kleine Vereine bietet die Stiftung Datenschutz einen Generator für Datenschutzhinweise an. Das Ergebnis dient als Vorlage und muss an die tatsächlich eingesetzten Dienste und Datenverarbeitungen angepasst werden.

Zudem solltet ihr bei der Websitepflege Formulare, Benutzerkonten, Updates und technische Dienste regelmäßig prüfen. Mehr dazu findet ihr in unserem Beitrag Vereinswebsite aktuell halten und im Ehrenamt gut organisieren.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schafft Überblick

Einer der wichtigsten Punkte für Vereine steckt in Art. 30 DSGVO. Das BayLDA schreibt ausdrücklich, dass praktisch jeder Verein ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen muss, weil Mitgliederdaten normalerweise regelmäßig und nicht nur gelegentlich verarbeitet werden.

Darin dokumentiert ihr beispielsweise:

Verarbeitungstätigkeit: Beitragsverwaltung
Betroffene Personen: Mitglieder
Daten: unter anderem Bankverbindung
Zweck: Einzug der Mitgliedsbeiträge
Rechtsgrundlage: abhängig vom konkreten Zweck, etwa Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses
Speicherdauer: nach Zweck und gegebenenfalls gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Schutz: festgelegte Zugriffsrechte und technische Sicherheitsmaßnahmen

zum Arbeitsblatt

Das Verzeichnis hilft euch damit nicht nur bei der Dokumentationspflicht. Es zeigt auch sehr praktisch, wo im Verein personenbezogene Daten liegen und wer damit arbeitet.

Ein Muster speziell für Vereine findet ihr hier beim BayLDA.

Ihr möchtet das Verzeichnis direkt selbst ausfüllen? Die Stiftung Datenschutz stellt dafür eine Excel-Vorlage für Vereine bereit.

Datenschutzverletzungen nicht ignorieren

Eine Datenpanne kann auch im kleinen Verein passieren. Vielleicht verschickt jemand eine Mitgliederliste an die falsche E-Mail-Adresse, ein Laptop mit Vereinsdaten geht verloren oder ein fremder Account erhält Zugriff auf die Cloud.

In diesen Fällen sollte der Verein den Vorfall sofort prüfen und dokumentieren. Eine Meldung nach Art. 33 DSGVO an die Aufsichtsbehörde ist erforderlich, wenn die Datenschutzverletzung voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt. Besteht eine Meldepflicht, gilt grundsätzlich die Frist von 72 Stunden nach Bekanntwerden. Das BayLDA stellt für solche Fälle einen Online-Meldedienst bereit.

Bei der Einschätzung des Risikos kann das Kurzpapier Nr. 18 der Datenschutzkonferenz eine zusätzliche Orientierung bieten.

Datenschutz im Verein dauerhaft organisieren

Die DSGVO im Verein ist weniger eine einmalige Aufgabe als eine Frage guter Organisation. Legt fest, wer Mitgliederdaten verwaltet, wer neue digitale Tools prüft, wer Zugriffsrechte vergibt und wer sich um Datenschutzanfragen kümmert.

Hilfreich ist auch eine regelmäßige Bestandsaufnahme:

Brauchen wir diese Daten noch?
Hat die richtige Person Zugriff?
Nutzen wir dieses Tool noch?
Sind unsere Datenschutzhinweise noch aktuell?

Nicht jeder Verein muss eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten benennen. Zusätzlich zu den Fällen aus Art. 37 DSGVO nennt § 38 BDSG für nichtöffentliche Stellen unter anderem die Schwelle von in der Regel mindestens 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Noch Fragen zur digitalen Umsetzung?

Ihr wollt Datenschutz bei euren digitalen Tools, Zugriffsrechten oder Arbeitsabläufen besser mitdenken? In der kostenlosen Beratung von digital verein(t) unterstützen wir Vereine und Ehrenamtliche in Bayern bei Fragen zur Digitalisierung. Eine Rechtsberatung können wir dabei nicht anbieten.

Zur Beratungsbuchung

Häufige Fragen zur DSGVO im Verein

Quellen und weiterführende Informationen

Datenschutz-Grundverordnung – EUR-Lex
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/deu

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht: Datenschutz in Vereinen
https://www.lda.bayern.de/de/thema_vereine.html

FAQ – unter anderem Datenschutz in Vereinen. BayLDA
https://www.lda.bayern.de/de/faq.html

Musterverzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Vereine. BayLD
https://www.lda.bayern.de/media/muster/muster_1_verein_verzeichnis.pdf

Bilder und Verein. BayLD
https://www.lda.bayern.de/media/veroeffentlichungen/FAQ_Bilder_und_Verein.pdf

Auskunft nach Art. 15 DSGVO. BayLD
https://www.lda.bayern.de/de/thema_auskunft.html

Datenschutzverletzung melden. BayLD
https://www.lda.bayern.de/de/datenpanne.html

Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 10 – Informationspflichten
https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_10.pdf

Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 18 – Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen
https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_18.pdf

Stiftung Datenschutz: Basiswissen Datenschutz im Verein
https://stiftungdatenschutz.org/ehrenamt/basiswissen-datenschutz-im-verein

Stiftung Datenschutz: Generator für Datenschutzhinweise
https://stiftungdatenschutz.org/ehrenamt/generator-datenschutzhinweise

Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt: Datenschutz und digitale Tools
https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/dseeerklaert/datenschutz-risiken-erkennen-und-digitale-tools-verantwortungsvoll-nutzen/

BSI: Passwörter verwalten mit dem Passwortmanager
https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Accountschutz/Sichere-Passwoerter-erstellen/Passwort-Manager/passwort-manager_node.html

Bundesdatenschutzgesetz § 38
https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__38.html

LfDI Baden-Württemberg: Orientierungshilfe Datenschutz im Verein
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/orientierungshilfe-datenschutz-verein/

Der Beitrag DSGVO im Verein. Das Wichtigste im Überblick erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

Websitepflege am besten im Team organisieren

Für viele Vereine reicht ein Team aus zwei Personen; dabei kann sich eine Person stärker um Inhalte kümmern, die andere um technische Themen wie Updates, Backups, Benutzerzugänge oder kleinere Fehler auf der Website. Beide sollten die wichtigsten Abläufe kennen, damit die Pflege nicht von einer einzigen Person abhängt.

Vorstand, Abteilungen oder andere Ehrenamtliche können Inhalte zuliefern. Deshalb sollte das Website-Team klar festlegen, an wen sie neue Termine, Texte, Bilder oder Änderungen schicken.

Diese Inhalte regelmäßig prüfen

Gibt es etwas Schlimmeres, als sich im Internet informieren zu wollen und dabei nur auf nicht mehr aktuelle Inhalte zu stoßen? Das sollte auf eurer Vereinswebsite nicht passieren. Achtet darauf: Es gibt Inhalte auf der Website, die besonders schnell veralten. Dazu gehören:

• Termine und Veranstaltungen
• Ansprechpartner und Kontaktdaten
• Vorstandsangaben
• Trainings- oder Öffnungszeiten
• Formulare und Downloads
• externe Links

Auch technische Punkte gehören zur Websitepflege und müssen immer wieder kontrolliert und geupdatet werden. Daher sollte das Website-Team regelmäßig Updates und Erweiterungen installieren sowie Formulare, Backups und Benutzerkonten prüfen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt unter anderem, Software aktuell zu halten, Benutzerkonten abzusichern und wenn möglich Zwei-Faktor-Authentisierung zu nutzen.

Ist eure Vereinswebsite barrierefrei?

Für Vereine können Anforderungen an die Barrierefreiheit der Website eine Herausforderung darstellen. Wir erklären, wann ihr genauer hinschauen solltet und was dabei wichtig ist.

Zum Artikel

Aktuelles aus dem Verein regelmäßig vorbereiten

Neue Beiträge entstehen leichter, wenn ihr mögliche Themen frühzeitig sammelt. Dadurch müsst ihr nicht erst kurz vor der Veröffentlichung nach Ideen suchen. Veranstaltungen, Aktionen, Rückblicke oder Neuigkeiten aus den Abteilungen sind interessante Neuigkeiten und eignen sich hervorragend als planbare Inhalte für die Website.

Hilfreich ist eine einfache Themenliste oder ein Redaktionsplan, worauf mehrere Personen zugreifen können. Einmal im Monat kann das Website-Team daraus auswählen, welche Beiträge als Nächstes anstehen. So lässt sich neues Material frühzeitig vorbereiten und es muss nicht jedes Mal bei null begonnen werden muss.

Vereinswebsite aktuell halten mit einem festen Rhythmus

Nicht jede Seite muss ständig kontrolliert werden. Wer die Vereinswebsite aktuell halten möchte, sollte darum einen regelmäßigen Website-Check einplanen, zum Beispiel einmal im Monat, damit das Website-Team Inhalte und technische Punkte gemeinsam prüfen kann.

Für technische Fragen sollte außerdem klar sein, wer unterstützen kann, wenn das Website-Team selbst nicht weiterkommt. Das kann ein Vereinsmitglied mit entsprechender Erfahrung, eine Agentur oder der technische Support des eingesetzten Systems sein.

Mehr zur digitalen Öffentlichkeitsarbeit

Eine gute Vereinswebsite ist ein wichtiger Teil der Öffentlichkeitsarbeit. In unserem Themenbereich findet ihr weitere Tipps und Angebote rund um Website, Social Media, Fotos und digitale Kommunikation.

Zum Themenbereich

Häufige Fragen zur Pflege der Vereinswebsite

Beratungssprechstunde per E-Mail anfragen

Unterstützung bei eurer Vereinswebsite

Ihr habt eine konkrete Frage zu eurer Vereinswebsite oder kommt an einer Stelle nicht weiter? In unseren Beratungssprechstunden unterstützen wir euch individuell bei eurem Anliegen und schauen gemeinsam, welche Lösung für euren Verein passt. Schreibt dazu am besten eine Mail an: kontakt@digital-vereint.de

Der Beitrag Vereinswebsite aktuell halten und im Ehrenamt gut organisieren erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

Nicht jeder Verein muss alle Bereiche gleichzeitig bearbeiten. Wir von digital verein(t) empfehlen, anhand dieser acht Themenfelder, den eigenen Bedarf einzuordnen und sinnvolle Schwerpunkte zu setzen.

Acht wichtige Themenfelder der digitalen Vereinsarbeit

1. Homepage und Website

Die Homepage ist für viele Menschen der erste Kontakt mit einem Verein. Sie sollte aktuell, verständlich und auf mobilen Geräten gut nutzbar sein. Neben den Inhalten gehören auch Datenschutz, Barrierefreiheit, technische Sicherheit und klare Zuständigkeiten zur Pflege der Vereinswebsite.

Übrigens: Die Website umfasst den gesamten Internetauftritt eines Vereins. Als Homepage wird genau genommen nur die Startseite bezeichnet, im Alltag werden beide Begriffe jedoch häufig gleich verwendet.

2. Fotos im Verein

Fotos und Videos machen Vereinsarbeit sichtbar, werfen aber auch Fragen zu Einwilligungen, Bildrechten und Veröffentlichungen auf. Als Verein solltet ihr über folgende Punkte nachdenken:

• Wer fotografiert auf Veranstaltungen?
• Will er oder sie als Urheber genannt werden?
• Wo werden die Bilder veröffentlicht?
• Haben die Vereinsmitglieder und andere auf den Bildern zugestimmt?
• Wie dokumentieren wir die Einwilligungen der Vereinsmitglieder?
• Wie gehen wir mit Fotos von Kindern und Jugendlichen um?

3. Soziale Netzwerke im Verein

Soziale Netzwerke können Veranstaltungen bekannt machen, Einblicke in die Vereinsarbeit geben und neue Zielgruppen erreichen. Dafür braucht es klare Zuständigkeiten, sichere Zugänge und eine Vorstellung davon, wen der Verein ansprechen möchte.

Auch Bildrechte, Musikrechte, Datenschutz und der Umgang mit Kommentaren spielen eine Rolle. Soziale Netzwerke sollten die eigene Homepage ergänzen, sie aber möglichst nicht ersetzen.

Instagram-Formate richtig einsetzen

Welche Formate eignen sich für Beiträge, Reels und Stories? Unser Überblick zeigt, welche Instagram-Formate Vereine nutzen können und worauf es bei der Auswahl ankommt.

Zum Artikel

4. Digitale Vereinsdaten

Zu den digitalen Vereinsdaten gehören nicht nur Mitgliederdaten. Auch Kontaktdaten, Protokolle, Verträge, Rechnungen, Fotos, Zugangsdaten und Förderunterlagen zählen dazu.

Vereine sollten wissen, wo diese Daten gespeichert sind, wer darauf zugreifen darf und wie sie gesichert werden. Private Computer, persönliche Cloud-Konten und verstreute E-Mail-Postfächer erschweren die Übergabe und erhöhen das Risiko von Datenverlusten.

5. Digitale Infrastruktur

Zur digitalen Infrastruktur gehören Vereinssoftware, Cloud-Dienste, gemeinsame E-Mail-Adressen, Videokonferenzsysteme und Werkzeuge zur Dokumentenverwaltung.

Bei der Auswahl zählen nicht nur Funktionen und Kosten. Auch Datenschutz, Bedienbarkeit, Support und Exportmöglichkeiten sind wichtig. Open-Source-Angebote können dabei eine Alternative sein, benötigen aber ebenfalls Pflege, Updates und klare Verantwortlichkeiten.

6. Digitale Souveränität

Digitale Souveränität bedeutet, digitale Technik möglichst selbstbestimmt, sicher und informiert zu nutzen. Dazu gehören starke Passwörter, Mehr-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Updates und geregelte Zugriffsrechte.

Auch der kritische Umgang mit Informationen ist wichtig. Vereine sollten Quellen prüfen, verdächtige Nachrichten erkennen und Fake News oder manipulierte Inhalte nicht ungeprüft weiterverbreiten.

7. Künstliche Intelligenz

Der Einsatz von KI erleichtert Vereinen und Ehrenamtlichen die Arbeit ungemein: Texte, Ideen, Veranstaltungsplanung und Öffentlichkeitsarbeit – all das lässt sich wunderbar easy mit ChatGPT, LaChat & Co. umsetzen. Die Ergebnisse müssen jedoch immer geprüft werden, da KI-Systeme falsche oder unpassende Angaben erzeugen können.

Personenbezogene, vertrauliche oder interne Daten dürfen niemals in KI-Dienste eingegeben werden (außer, ihr habt eine ausdrückliche Erlaubnis). Vereine benötigen deshalb klare Regeln für die verwendeten Werkzeuge und zulässigen Inhalte.

KI im Verein verantwortungsvoll einsetzen

Künstliche Intelligenz kann die Vereinsarbeit erleichtern, wirft aber auch Fragen zu Transparenz, Kennzeichnung und Verantwortung auf. Unsere Beiträge zeigen, worauf Vereine beim Einsatz von KI achten sollten.

Zum Artikel

8. Digitale Teilhabe

Digitale Angebote sollten immer möglichst vielen Menschen zu Verfügung stehen, wobei unterschiedliche technische Erfahrungen, Behinderungen, Sprachbarrieren oder fehlende Geräte die Nutzung auch erschweren können.

Digitale Hürden werden zum Beispiel durch klare Anleitungen, gut lesbare Inhalte und barrierearme Dokumente und Seiten reduziert. Vereine sollten deshalb prüfen, ob ihre digitalen Angebote wirklich für alle Mitglieder verständlich und nutzbar sind.

Mit einem konkreten Problem beginnen

Digitale Vereinsarbeit ist vielfältig und anspruchsvoll. Digitalisierung und eine Digitalstrategie werden zwar immer notwendiger und greifbarer, aber sie lassen sich – gerade im ehrenamtlichen Kontext – nicht von heute auf morgen umsetzen.

Ein guter Ausgangspunkt ist eine konkrete Herausforderung aus dem Vereinsalltag: vielleicht eine veraltete Homepage, verlorene Zugangsdaten, verstreute Dokumente oder aufwendige Mitgliederverwaltung. Danach kann der Verein klären, wer betroffen ist, welche Anforderungen bestehen und wer Verantwortung übernimmt.

Im nächsten Schritt sollten konkrete Handlungen oder Werkzeuge ausgewählt werden. So dient Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern erleichtert tatsächlich die Vereinsarbeit.

Unterstützung für Vereine in Bayern

digital verein(t) ist eine bayerische Landesinitiative und unterstützt Vereine und Ehrenamtliche dabei, digitale Themen besser zu verstehen und praktisch umzusetzen. Die zukünftigen Angebote orientieren sich an den Bereichen Website, Fotos im Verein, soziale Netzwerke, digitale Vereinsdaten, digitale Infrastruktur, digitale Souveränität, künstliche Intelligenz und digitale Teilhabe.

Das Bayerische Staatsministerium für Digitales fördert und unterstützt die Initiative auch in der dritten Projektlaufzeit und ermöglicht damit die kontinuierliche Weiterentwicklung der Angebote für Vereine und Ehrenamtliche in Bayern.

Gefördert vom Bayerischen Digitalministerium

Das Bayerische Staatsministerium für Digitales fördert und unterstützt die Initiative auch in der dritten Projektlaufzeit und ermöglicht damit die kontinuierliche Weiterentwicklung der Angebote für Vereine und Ehrenamtliche in Bayern.

zur Website

Vereine müssen noch nicht genau wissen, welches Werkzeug oder Angebot zu ihnen passt. Oft reicht zunächst die Frage, welche Aufgabe besonders viel Zeit kostet, wo Unsicherheit besteht oder welches digitale Problem die Zusammenarbeit erschwert. Einen Überblick über das Projekt und seine Angebote findet ihr auf der Seite Über digital verein(t).

Häufige Fragen zur digitalen Vereinsarbeit

Mehr über digital verein(t)

Unterstützung für euren Verein

digital verein(t) unterstützt Vereine und Ehrenamtliche in Bayern dabei, digitale Herausforderungen sicher und selbstbestimmt anzugehen.

Der Beitrag 8 wichtige Themen für die digitale Vereinsarbeit erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

Für Vereine wird die eigene Website dadurch nicht unwichtiger. Gute, aktuelle und klar strukturierte Inhalte können in KI-Antworten aufgegriffen oder als Quelle genannt werden. Gleichzeitig kann es passieren, dass weniger Menschen die Website besuchen, weil sie einen Teil der gesuchten Informationen bereits direkt in der Suchmaschine oder im KI-Chat erhalten.

Das Wichtigste zur KI-Suche in Kürze

• KI-gestützte Suche ist der Oberbegriff für verschiedene Suchformen mit künstlicher Intelligenz.
• Suchmaschinen können KI-Antworten neben klassischen Treffern anzeigen.
• KI-Assistenten können das Web durchsuchen und dialogartige Antworten formulieren.
• Beide greifen auf öffentlich zugängliche Inhalte zurück, stellen sie aber unterschiedlich dar.
• Vereine brauchen weiterhin eine technisch erreichbare und gut gepflegte Website.
• Klassische Suchmaschinenoptimierung bleibt die Grundlage.

Zwei Arten der KI-gestützten Suche im Vergleich

Links ist eine KI-Antwort innerhalb einer klassischen Suchmaschine zu sehen. Rechts recherchiert ein KI-Assistent im Internet und formuliert die Antwort im Chat.

Der Begriff „KI-Suche“ wird häufig für unterschiedliche Angebote verwendet. Für Vereine sind vor allem zwei Formen relevant.

KI-Antworten in klassischen Suchmaschinen

Bei Google gebt ihr weiterhin einen Suchbegriff oder eine Frage in die bekannte Suchmaske ein. Neben den üblichen Links kann eine automatisch formulierte Zusammenfassung erscheinen. Google bezeichnet diese Funktion als „Übersicht mit KI“. Für umfangreichere Fragen gibt es außerdem einen eigenen KI-Modus.

Die Suchmaschine bleibt der Ausgangspunkt. Sie verbindet klassische Suchergebnisse mit einer generierten Antwort und zeigt häufig Quellen oder weiterführende Links an.

Websuche mit KI-Assistenten

Bei ChatGPT und ähnlichen Diensten beginnt die Suche in einem KI-Chat. Ihr stellt eine Frage in natürlicher Sprache. Der Assistent kann daraufhin im Internet recherchieren, mehrere Quellen auswerten und eine Antwort formulieren.

Suchmaschinen werden damit dialogorientierter, während KI-Assistenten Suchfunktionen integrieren. Trotzdem sind beide Formen nicht identisch.

Bedeutung für die Sichtbarkeit von Vereinen

Bei einer Suchmaschine kann die Vereinswebsite weiterhin als klassischer Treffer erscheinen. Eine KI-Zusammenfassung kann jedoch bereits einen Teil der Antwort vorwegnehmen. In einem KI-Assistenten wird die Website möglicherweise nur als eine von mehreren Quellen genannt.

Damit entstehen unterschiedliche Wege zur Sichtbarkeit:

1. Die Vereinsseite erscheint als klassischer Suchtreffer.
2. Ein Inhalt des Vereins wird in einer KI-Antwort zusammengefasst.
3. Die Website wird als Quelle genannt.
4. Menschen klicken auf die Seite, weil sie weitere Informationen benötigen.

Eine Untersuchung des Pew Research Center zu Google-Suchen in den USA zeigte 2025, dass Menschen bei Suchseiten mit KI-Zusammenfassung seltener auf klassische Ergebnisse klickten. Sichtbarkeit führt also nicht mehr automatisch zu einem Website-Besuch.

Ein Klick wird wahrscheinlicher, wenn die Vereinswebsite mehr bietet als eine kurze Antwort, etwa aktuelle Termine, Ansprechpersonen, Anmeldeformulare, Vorlagen oder regionale Angebote.

Die Vereinswebsite bleibt wichtig

Die Vereinswebsite bleibt wichtig. KI-Suchen benötigen öffentlich zugängliche Webseiten, aus denen sie Informationen beziehen können.

Google erklärt, dass die bisherigen Grundlagen der Suchmaschinenoptimierung auch für seine KI-Funktionen gelten. Eine Seite muss technisch erreichbar, verständlich aufgebaut und für Suchmaschinen erfassbar sein. Besondere KI-Markierungen sind dafür nicht erforderlich.

Allgemeine Inhalte lassen sich allerdings leichter zusammenfassen. Eigenständige Informationen behalten deshalb einen besonderen Wert. Dazu gehören:

• Erfahrungen aus dem Vereinsalltag,
• aktuelle Termine und Angebote,
• regionale Ansprechpartner,
• eigene Checklisten und Vorlagen,
• nachvollziehbare Praxisbeispiele,
• fachlich verantwortliche Personen,
• Quellen und ein sichtbares Aktualisierungsdatum.

Ein Verein muss also nicht möglichst viele allgemeine Texte veröffentlichen. Besser sind Inhalte, die konkrete Fragen beantworten und Informationen enthalten, die nur der Verein selbst liefern kann.

Auch öffentliche Social-Media-Inhalte können über Suchmaschinen sichtbar werden. Was das für Vereine bedeutet, erklären wir im Beitrag „Instagram und Google: Fotos in der Suchmaschine“.

Geeignete Inhalte für Suchmaschinen und KI-Assistenten

Konkrete Fragen direkt beantworten

Überschriften sollten erkennen lassen, welche Frage ein Abschnitt beantwortet. „Wie kann ich Mitglied werden?“ ist eindeutiger als „Mitmachen“.

Beginnt mit einer kurzen Kernaussage und ergänzt danach Voraussetzungen, Ausnahmen und praktische Hinweise.

Angaben aktuell halten

Nennt bei Veranstaltungen Datum, Uhrzeit, Ort oder Online-Zugang, Zielgruppe, Kosten und Anmeldemöglichkeit direkt im Webtext. Bei rechtlichen, technischen oder förderbezogenen Themen ist ein sichtbares Stand-Datum sinnvoll.

Eigene Erfahrungen einbringen

Beschreibt, wie ihr eine Aufgabe gelöst habt, welche Schwierigkeiten aufgetreten sind und was sich bewährt hat. Ein Erfahrungsbericht zur Einführung einer Vereinssoftware kann hilfreicher sein als eine allgemeine Liste mit Vorteilen.

KI-Nutzung im Ehrenamt: Ergebnisse unserer Umfrage

Unsere Umfrage zeigt, wo KI im Ehrenamt wirklich hilft und welche Hürden Vereine bei der Nutzung sehen.

Zur Studie

Angaben von Quellen

Nennt bei wichtigen Themen Autorinnen, Autoren oder fachlich Verantwortliche und verlinkt offizielle Quellen.

Zentrale Informationen als Webtext veröffentlichen

Wichtige Angaben sollten nicht ausschließlich in Bildern, Flyern, Social-Media-Posts oder PDF-Dateien stehen. Ergänzt ein PDF-Handbuch durch eine normale Webseite, auf der Thema, Zielgruppe und wichtigste Inhalte zusammengefasst sind.

Technische Grundlagen für die Auffindbarkeit

Die Website sollte auf Smartphones funktionieren, schnell laden und erfasst werden können. Prüft insbesondere:

• Wichtige Seiten stehen nicht versehentlich auf „noindex“.
• Navigation und Überschriften sind klar.
• Zusammengehörige Seiten verlinken aufeinander.
• Zentrale Informationen sind nicht nur als Bild oder Download verfügbar.
• Kontaktdaten und Formulare funktionieren.

Für klassische Suchmaschinen zählt, ob deren Suchprogramme die Seite erfassen dürfen. Wer außerdem z. B. in ChatGPT Search auffindbar sein möchte, sollte prüfen, ob der OAI-SearchBot nicht blockiert wird. Das betrifft die Websuche von ChatGPT und heißt nicht gleichzeitig, dass Inhalte für das Training von KI-Modellen verwendet werden dürfen.

SEO bleibt die Grundlage

Klassische Suchmaschinenoptimierung bleibt wichtig. Gute Seitentitel, verständliche Zwischenüberschriften, interne Links, schnelle Ladezeiten und hilfreiche Inhalte bleiben entscheidend.

Suchmaschinen müssen eine Seite finden und einordnen können. Auch KI-Assistenten benötigen zugängliche Quellen, wenn sie im Internet recherchieren. SEO, AEO und GEO ersetzen einander deshalb nicht, sondern ergänzen sich.

Direktantworten, klare Nutzerfragen, eigene Erfahrungen und gut belegte Aussagen gewinnen an Bedeutung. Automatisch erzeugte Texte ohne zusätzlichen Nutzen helfen dagegen nicht.

So können Vereine KI-Suchen sicher nutzen

Eine KI-Zusammenfassung in einer Suchmaschine und die Antwort eines KI-Assistenten können auf unterschiedliche Quellen und Auswahlverfahren zurückgreifen. Beide können Fehler enthalten.

Prüft wichtige Aussagen deshalb direkt in den Originalquellen. Das gilt besonders bei Datenschutz, Vereinsrecht, Steuern, Gemeinnützigkeit, Fördermitteln, Gesundheit und technischer Sicherheit.

Gebt in KI-Assistenten außerdem keine vertraulichen Vereinsdaten ein. Dazu gehören Mitgliederdaten, Gesundheitsangaben, Passwörter, interne Konflikte oder unveröffentlichte Protokolle.

Formuliert Fragen so, dass keine einzelne Person identifiziert werden kann. Prüft vor der Veröffentlichung KI-generierter Inhalte außerdem, ob eine Kennzeichnung notwendig oder sinnvoll ist.

KI-Inhalte im Verein kennzeichnen

Wann ist eine Kennzeichnung notwendig und wie kann sie aussehen? Unser Überblick erklärt die neuen Transparenzpflichten für Vereine.

Zum Artikel

Checkliste für eine gut auffindbare Vereinswebsite

• Beantworten die wichtigsten Seiten konkrete Fragen?
• Sind Termine, Angebote und Kontaktdaten aktuell?
• Gibt es bei zeitabhängigen Beiträgen ein Stand-Datum?
• Sind verantwortliche Personen und Quellen erkennbar?
• Sind wichtige Informationen als Webtext verfügbar?
• Funktioniert die Website auf mobilen Geräten?
• Können Suchmaschinen die Seiten erfassen?
• Enthalten die Seiten eigene Erfahrungen oder regionale Informationen?

Häufige Fragen zur KI-Suche

Verlässliche Inhalte bleiben entscheidend

KI-Funktionen in Suchmaschinen und die Websuche in KI-Assistenten verändern beide den Zugang zu Informationen. Sie sind jedoch nicht dasselbe.

Für Vereine bleibt die Konsequenz ähnlich: Die eigene Website sollte konkrete Fragen beantworten, aktuelle Angaben bereitstellen und einen erkennbaren eigenen Nutzen bieten. Entscheidend ist nicht, möglichst viel Inhalt für Maschinen zu produzieren. Entscheidend ist eine Website, die Menschen wirklich weiterhilft.

digital verein(t) unterstützt Vereine und Ehrenamtliche in Bayern mit kostenlosen Workshops, Handbüchern und Beratung zu digitaler Vereinsarbeit.

Zu den Workshops

KI im Vereinsalltag ausprobieren

In unseren Workshop lernt ihr Chancen, Grenzen und praktische Einsatzmöglichkeiten von KI für eure Vereinsarbeit kennen.

Der Beitrag KI verändert die Internetsuche: Was das für Vereine bedeutet erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

In diesem Guide zeigen wir euch die wichtigsten Instagram Formate und erklären, worauf ihr bei der Gestaltung eurer Vereinsbeiträge achten solltet.

Stand: Juli 2026

Das Wichtigste zu Instagram Formaten in Kürze

Für euren Vereinsaccount sind vor allem diese Instagram Formate relevant:

• 3:4 mit 1080 × 1440 Pixel: für Fotos und Beiträge, die ohne zusätzlichen seitlichen Beschnitt ins Profilraster passen sollen
• 4:5 mit 1080 × 1350 Pixel: gängiges Hochformat für Feed-Posts; im 3:4-Profilraster können die Seiten leicht beschnitten werden
• 9:16 mit 1080 × 1920 Pixel: für Stories und Reels
• 1:1 mit mindestens 320 × 320 Pixel: für Profilbild und Highlight-Titelbilder
• Querformat: möglich bei breiten Motiven, im Instagram Grid aber deutlich beschnitten

Instagram unterstützt bei Fotos Seitenverhältnisse zwischen 1,91:1 und 3:4.

Eine aktuelle Übersicht zur Darstellung im Feed und im Profilraster findet ihr hier.

Welche Instagram Formate eignen sich für Beiträge?

Für normale Instagram-Posts eignen sich vor allem die Hochformate 3:4 und 4:5. Beide Formate könnt ihr für Fotos, Grafiken und Infobeiträge nutzen. Der wichtigste Unterschied liegt in der Darstellung im Instagram Grid.

3:4 für Instagram Posts im Profilraster

Instagram unterstützt Fotos bis zu einem Seitenverhältnis von 3:4. Dabei empfiehlt Instagram eine Bildbreite von mindestens 1080 Pixeln. Im Format 3:4 entspricht das einer Bildgröße von 1080 × 1440 Pixel.

Beiträge in diesem Format passen zum aktuellen Seitenverhältnis des Instagram Grid. Sie eignen sich für Fotos, Grafiken und Infobeiträge.

Für Vereine kann 3:4 zum Beispiel bei Veranstaltungsfotos, Gruppenbildern, Infografiken oder Ankündigungen hilfreich sein. Das Format ist besonders praktisch, wenn wichtige Inhalte bis nah an den Bildrand reichen und trotzdem im Profilraster sichtbar bleiben sollen.

4:5 als klassisches Instagram Post Format

Auch 4:5 mit 1080 × 1350 Pixel ist ein gängiges Format für Instagram-Posts. Es eignet sich beispielsweise für:

• Fotos,
• Veranstaltungsankündigungen,
• Infografiken,
• Tipps und Checklisten,
• Beiträge mit Text und Bild.

Instagram zeigt den Beitrag im Feed im hochgeladenen Format. Im Profilraster zeigt Instagram dagegen eine Vorschau im Seitenverhältnis 3:4. Bei einem Beitrag in 4:5 können deshalb links und rechts Teile des Bildes fehlen.

Platziert wichtige Texte, Logos und Gesichter daher möglichst zentral.

Querformat auf Instagram für breite Motive

Auch Bilder im Querformat lassen sich auf Instagram veröffentlichen. Das kann sich zum Beispiel für Landschaftsaufnahmen, große Gruppen, Bühnen oder andere Motive eignen, bei denen die Breite wichtig ist.

Im Instagram Grid zeigt Instagram allerdings eine hochformatige 3:4-Vorschau. Bei Querformaten schneidet Instagram deshalb deutliche Teile des Bildes ab. Prüft vor der Veröffentlichung, ob das Hauptmotiv auch im Ausschnitt gut erkennbar bleibt.

Querformat gehört nicht zu den wichtigsten Instagram Formaten für den Vereinsalltag, kann aber bei bestimmten Motiven sinnvoll sein.

Instagram Bildgröße 9:16 für Stories und Reels

Für Stories und Reels ist das vertikale Vollbildformat 9:16 mit 1080 × 1920 Pixel die wichtigste Grundlage.

Für Vereine eignen sich Stories und Reels zum Beispiel für:

• Eindrücke von Veranstaltungen,
• kurze Interviews,
• Blicke hinter die Kulissen,
• aktuelle Hinweise,
• Termine und Aktionen.

Wichtige Texte, Logos oder Personen sollten nicht direkt am oberen oder unteren Rand stehen. Dort können Bedienelemente der App oder bei Reels der Text zum Video wichtige Inhalte verdecken.

Darstellung von Instagram Reels im Feed und Grid

Für Reels bleibt 9:16 das wichtigste Format. Wenn Nutzer:innen ein Reel öffnen, füllt es damit optimal den Smartphone-Bildschirm aus.

Ihr solltet aber zusätzlich die Vorschau im Instagram Grid mitdenken. Im Profilraster erscheint ein Reel als 3:4-Vorschau. Im News Feed kann Instagram dagegen eine 4:5-Vorschau anzeigen.

Instagram Reel Sonderformat: Panorama mit 5120 × 1080 Pixel

Im Herbst 2025 sorgten extrem breite Videos im Format 5120 × 1080 Pixel auf Instagram für Aufmerksamkeit. Die Videos erscheinen als schmaler, panoramaartiger Streifen und unterscheiden sich deutlich vom üblichen Reel-Format 9:16.

Das Ultra-Wide-Format war vor allem ein kreativer Social-Media-Trend und hat sich nicht als neues Standardformat für Reels etabliert. Für die regelmäßige Social-Media-Arbeit im Verein bleibt deshalb 9:16 die sinnvollere Grundlage.

Eine Einordnung des Trends findet ihr auf dieser Seite.

Ein konkretes Beispiel für ein solches Ultra-Wide-Reel.

Instagram Format 1:1 für Profilbild und Highlight-Titelbilder

Instagram zeigt das Profilbild und die Titelbilder der Highlights rund an. Legt dafür am besten ein quadratisches Bild mit mindestens 320 × 320 Pixel an. Alle wichtigen Elemente sollten in der Mitte liegen und ausreichend Abstand zum Rand haben.

Für Vereine eignet sich im Profilbild am besten das Vereinslogo ohne zusätzliche Schrift oder kleine Details. Lange Vereinsnamen, Slogans oder filigrane Elemente sind in der kleinen Profilansicht meist kaum lesbar. Verwendet deshalb eine einfache, kontrastreiche Variante des Logos, die auch auf dem Smartphone gut erkennbar bleibt.

Auch die Titelbilder der Story-Highlights solltet ihr schlicht gestalten. Verwendet am besten einfache Symbole oder Icons, die zum jeweiligen Thema passen, zum Beispiel einen Kalender für Termine, eine Kamera für Veranstaltungen oder ein Herz für Engagement. Zu viele Details oder längere Texte erkennt man in der kleinen runden Darstellung schlecht.

Instagram Formate für Karussell-Posts

Ein Karussell verbindet mehrere Fotos oder Videos in einem Beitrag. Instagram erlaubt aktuell bis zu 20 Fotos und Videos in einem einzelnen Karussell-Post.

Auch für Karussell-Posts eignen sich die gängigen Feed-Formate 3:4 und 4:5. Welches Format ihr verwendet, sollte sich danach richten, wie eure Inhalte gestaltet sind und wie sie im Feed und im Profilraster wirken sollen.

Für Vereine eignen sich Karussells beispielsweise für:

• Veranstaltungsrückblicke,
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen,
• Projektergebnisse,
• mehrere Tipps zu einem Thema,
• die Vorstellung eines Teams oder Projekts.

Karussells sind besonders praktisch, wenn zu viele Informationen auf einem einzelnen Beitrag unübersichtlich würden. Statt alles auf eine Grafik zu setzen, könnt ihr die Inhalte auf mehrere gut lesbare Seiten verteilen.

Für Karussells gelten grundsätzlich dieselben Instagram Formate wie für andere Feed-Beiträge. Wichtig ist vor allem: Gestaltet die einzelnen Slides einheitlich und platziert zentrale Inhalte nicht zu nah am Rand.

Instagram Grid: Darstellung, Anpassung und Reihenfolge

Das Instagram Grid ist die Profilübersicht mit mehreren Reihen und drei Spalten. Seit 2025 zeigt Instagram Beiträge dort nicht mehr quadratisch, sondern hochformatig im Seitenverhältnis 3:4.

Dadurch kann ein Beitrag im Feed vollständig erscheinen, während das Profilraster nur einen Ausschnitt zeigt. Besonders bei Grafiken solltet ihr deshalb prüfen, ob Überschriften, Logos und wichtige Motive auch in der 3:4-Vorschau gut sichtbar bleiben.

Aktuelle Übersicht zur Darstellung.

Das Grid ist deshalb ein wichtiger Faktor, wenn ihr Instagram Formate für neue Vorlagen auswählt.

Bestehende Beiträge im Instagram Grid prüfen

Die Umstellung betrifft auch ältere Beiträge. Kontrolliert vor allem Posts, bei denen wichtige Inhalte nah am Bildrand liegen, zum Beispiel:

• Grafiken mit Text am Rand,
• Vereinslogos in den Ecken,
• Veranstaltungsankündigungen,
• Gruppenfotos,
• Beiträge, die gemeinsam ein größeres Gesamtbild ergeben.

Bei bereits veröffentlichten Beiträgen könnt ihr je nach verfügbarer Funktion die Vorschau im Profilraster anpassen. Der ursprüngliche Beitrag selbst bleibt dabei unverändert. Prüft deshalb vor allem Posts, bei denen Texte, Logos oder Personen in der Grid-Ansicht ungünstig angeschnitten werden.

Beiträge anpassen – so funktioniert’s:

1. Öffnet den Beitrag, dessen Vorschau ihr ändern möchtet.
2. Tippt oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wählt „Vorschau anpassen“.
4. Entscheidet euch zwischen „Einpassen“ und „Ausfüllen“.
5. Prüft, ob wichtige Texte, Logos oder Personen gut sichtbar bleiben.
6. Tippt auf „Fertig“, um die angepasste Vorschau zu speichern.
   
   Bei „Einpassen“ zeigt Instagram den Beitrag vollständig in der Rastervorschau. Dadurch bleibt das Motiv erhalten, es können aber helle Balken entstehen. Bei „Ausfüllen“ füllt der Beitrag die Rasterkachel aus. Das wirkt im Profil oft ruhiger, Instagram schneidet dafür aber Teile des Bildes ab.

Beiträge im Instagram Grid neu anordnen

Seit Juni 2026 rollt Instagram die Funktion „Reorder Your Grid“ breit aus. Damit können Nutzer:innen vorhandene Beiträge innerhalb des Profilrasters neu anordnen, ohne sie zu löschen und erneut zu veröffentlichen.
Für Vereine kann das hilfreich sein, um wichtige Projekte sichtbarer zu platzieren, aktuelle Schwerpunkte hervorzuheben oder zusammengehörige Beiträge nebeneinander anzuordnen.
Trotzdem sollte jeder Beitrag auch für sich allein verständlich sein. Viele Menschen entdecken einen Post zuerst im Feed, über Empfehlungen oder über eine Suchmaschine und nicht über das Profilraster.

Die wichtigsten Tipps zu Instagram Formaten für Vereine

Für neue Beiträge lohnt es sich, das Format bewusst nach dem Einsatzzweck auszuwählen:

• 3:4 eignet sich besonders gut, wenn der Beitrag auch im Instagram Grid ohne seitlichen Beschnitt erscheinen soll.
• 4:5 bleibt ein gängiges Hochformat für Feed-Posts. Wichtige Inhalte sollten dabei zentral stehen, da die Vorschau im 3:4-Raster seitlich beschnitten werden kann.
• 9:16 ist das passende Format für Stories und Reels.
• 1:1 eignet sich vor allem für Profilbild und Highlight-Titelbilder.
• Querformat kann für breite Motive sinnvoll sein, wird im Instagram Grid aber deutlich zugeschnitten.

Unabhängig vom Format gilt: Texte müssen auf dem Smartphone gut lesbar sein, Logos und wichtige Motive sollten nicht zu nah am Rand stehen und jeder Beitrag sollte auch für sich allein verständlich sein.

Prüft außerdem vor der Veröffentlichung, wie ein Beitrag im Feed und in der Profilvorschau wirkt. Bei bestehenden Posts könnt ihr gegebenenfalls die Vorschau im Grid anpassen oder die Reihenfolge eurer Beiträge neu sortieren.

Wenn ihr neue Vorlagen für euren Vereinsaccount erstellt, legt die wichtigsten Instagram Formate am besten direkt in eurem Design-Tool an. So müsst ihr nicht jeden Beitrag neu ausmessen.

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Der Beitrag Instagram Formate: Ein Guide für Posts, Reels und Stories erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

Für Vereine und Ehrenamtliche bedeutet das: Wer bestimmte KI-Systeme einsetzt oder bestimmte KI-generierte Inhalte veröffentlicht, muss in einigen Fällen transparent machen, dass KI im Spiel war, also eventuell KI-Inhalte im Verein kennzeichnen. Aber keine Panik vor neuer Vereinsbürokratie! Der AI Act verlangt keineswegs, dass künftig unter jedem mit KI erstellten Text oder jeder kleinen Bildbearbeitung ein Transparenzhinweis stehen muss.

Wann eine Kennzeichnung gesetzlich vorgeschrieben ist, wann Transparenz auch freiwillig sinnvoll sein kann und wie du deinen Verein ohne großen Aufwand auf die neuen Regeln vorbereitest, klären wir in diesem kompakten Überblick.

Hinweis vorab: Dieser Beitrag bietet eine praxisnahe Orientierung für Vereine und Ehrenamtliche nach aktuellem Rechtsstand. Er wurde am 21. Juli 2026 nach Veröffentlichung der finalen Leitlinien und FAQ der Europäischen Kommission zu Artikel 50 des AI Acts aktualisiert. Der Beitrag stellt keine verbindliche Rechtsberatung dar.

Was ist der EU AI Act?

Mit dem EU AI Act haben die 27 EU-Mitgliedsstaaten einen einheitlichen Rahmen für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Europäischen Union verabschiedet und damit die weltweit erste umfassende gesetzliche Regelung für KI. Als EU-Verordnung gilt der AI Act direkt und unmittelbar in allen Mitgliedsstaaten, ohne dass ein eigenes nationales Gesetz dafür nötig ist.

Sie regelt den sicheren und transparenten Einsatz von KI-Systemen in der Europäischen Union. Dazu werden diese Systeme in vier Risiko-Stufen eingeteilt; von „inakzeptabel“ über „hochriskant“ und „begrenzt riskant“ bis „minimal“. Mit ChatGPT, LeChat und anderen Sprachmodellen bewegen wir uns im Allgemeinen auf der dritten Stufe (engl. „limited risk“). Je nach Risiko gelten unterschiedliche Regeln und Auflagen.

Für viele Vereine ist der AI Act deshalb wichtig, weil sie KI bereits im Vereinsalltag nutzen und damit „Betreiber“ der KI sind: beim Schreiben von Texten, beim Erstellen von Bildern, bei automatisierten Antworten, in Social Media oder auf der Vereinswebsite. Ehrenamtliche in der Öffentlichkeitsarbeit kommen dadurch mit den neuen Transparenzpflichten in Berührung.

Der AI Act ist bereits am 1. August 2024 in Kraft getreten, seitdem gelten schrittweise mehr Regeln, nicht alle auf einmal. Genau deshalb wird das Thema ab August 2026 für die praktische Vereinsarbeit besonders relevant.

Was ab August 2026 für Vereine wichtig wird

Ab dem 2. August 2026 werden weitere Regelungen des AI Act anwendbar. Dazu gehören auch die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des EU AI Acts. Dabei unterscheidet das Gesetz zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln oder bereitstellen, und Betreibern, die solche Systeme unter eigener Verantwortung einsetzen. Ein Verein ist in der Regel Betreiber, wenn er ein KI-System für seine Vereinsarbeit nutzt.

Für Vereine sind vor allem drei Bereiche wichtig:

• Menschen sollen erkennen können, wenn sie direkt mit einem KI-System interagieren, etwa mit einem Chatbot.
• Deepfakes müssen als künstlich erzeugt oder manipuliert offengelegt werden.
• Bestimmte KI-generierte oder manipulierte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse müssen gekennzeichnet werden, wenn sie ohne ausreichende menschliche Überprüfung oder redaktionelle Kontrolle veröffentlicht werden.

Daneben sieht Artikel 50 Informationspflichten beim Einsatz von Emotionserkennung oder biometrischer Kategorisierung vor. Solche Systeme dürften im normalen Vereinsalltag allerdings nur selten eine Rolle spielen.

Die Absatz 4 des Art. 50 EU AI Act wenden sich unmittelbar an Betreiber, also uns als Nutzer und Verwerter der KI-Systeme (Copilot, Gemini, ChatGPT usw.), die Text, Bilder, Videos etc. generieren. Vor allem Absatz 4 ist für Vereine und Ehrenamtliche relevant:

(4) Betreiber eines KI‑Systems, das Bild-, Ton- oder Videoinhalte erzeugt oder manipuliert, die ein Deepfake sind, müssen offenlegen, dass die Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden. ²Diese Pflicht gilt nicht, wenn die Verwendung zur Aufdeckung, Verhütung, Ermittlung oder Verfolgung von Straftaten gesetzlich zugelassen ist. ³Ist der Inhalt Teil eines offensichtlich künstlerischen, kreativen, satirischen, fiktionalen oder analogen Werks oder Programms, so beschränken sich die in diesem Absatz festgelegten Transparenzpflichten darauf, das Vorhandensein solcher erzeugten oder manipulierten Inhalte in geeigneter Weise offenzulegen, die die Darstellung oder den Genuss des Werks nicht beeinträchtigt.

Betreiber eines KI‑Systems, das Text erzeugt oder manipuliert, der veröffentlicht wird, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, müssen offenlegen, dass der Text künstlich erzeugt oder manipuliert wurde. ⁵Diese Pflicht gilt nicht, wenn die Verwendung zur Aufdeckung, Verhütung, Ermittlung oder Verfolgung von Straftaten gesetzlich zugelassen ist oder wenn die durch KI erzeugten Inhalte einem Verfahren der menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurden und wenn eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung der Inhalte trägt.

Im Regelwerk heißt es, dass Informationen „in klarer und eindeutiger Weise bereitgestellt“ werden sollen (Abs. 5). Für Vereine lässt sich das einfach übersetzen: Ein Hinweis sollte gut erkennbar und verständlich sein. Er sollte nicht irgendwo versteckt sein, sondern dort stehen, wo Menschen den KI-Inhalt sehen oder damit interagieren.

Wann Vereine KI-Inhalte kennzeichnen sollten

Eine pauschale Regel nach dem Motto „Alles, was mit KI entstanden ist, muss gekennzeichnet werden“ ist zu ungenau. Der AI Act unterscheidet danach, welche Art von Inhalt vorliegt, wie er genutzt wird und ob Menschen über die künstliche Herkunft getäuscht werden könnten.

Ein KI-generiertes oder manipuliertes Bild, Audio oder Video gilt nicht allein deshalb als Deepfake, weil es realistisch aussieht. Es muss einer existierenden oder plausibel realen Person, einem Gegenstand, einem Ort, einer Organisation oder einem Ereignis ähneln und dadurch fälschlich authentisch oder wahr erscheinen können. Dabei spielen auch der Veröffentlichungskontext und die Erwartungen des Publikums eine Rolle.

Für Vereine ist ein einfacher Maßstab hilfreich: Kann der Inhalt auf Betrachter echt wirken? Könnte man denken, dass das gezeigte Ereignis wirklich stattgefunden hat, eine Person tatsächlich etwas gesagt hat oder das Bild ein echtes Vereinsfoto zeigt? Wenn ja, sollte der Verein den KI-Einsatz klar offenlegen. Informiert er über eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse? Wenn ja, sollte es einen transparenten Hinweis geben.

Das gilt besonders für Deepfakes, also realistisch wirkende KI-Bilder, KI-Audios oder KI-Videos, die fälschlich als echt erscheinen können und bestimmte öffentliche Informationstexte. Betroffen sind auch Videos, in denen nicht existierende Personen durch KI erstellt wurden. Bei rein internen Entwürfen, Formulierungshilfen, redaktionell geprüften Texten oder eindeutig erkennbaren Illustrationen und kreativen Motiven ist die Lage anders.

TIPP: Trotzdem ist es sinnvoll, im Verein festzulegen, wer KI-Inhalte prüft und wann ihr euch für die Verwendung eines Hinweises entscheidet.

KI-Texte für Website, Newsletter und Öffentlichkeitsarbeit

Viele Ehrenamtliche nutzen KI, um Texte schneller vorzubereiten. Das kann im Vereinsalltag sehr hilfreich sein für Einladungen, Newsletter, Website-News, Projektbeschreibungen, Pressemitteilungen oder Social-Media-Beiträge. Nicht jeder dieser Texte muss gekennzeichnet werden.

Eine Kennzeichnungspflicht kommt insbesondere dann infrage, wenn ein KI-generierter oder manipulierter Text veröffentlicht wird, die Öffentlichkeit informieren soll und eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse betrifft. Dazu können beispielsweise politische und gesellschaftliche Debatten, öffentliche Gesundheit, Umwelt, Grundrechte, öffentliche Verwaltung oder wichtige wirtschaftliche und kulturelle Entwicklungen gehören.

Eine Kennzeichnung ist nicht erforderlich, wenn der Text einer echten menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung übernimmt.

ichtig: Eine reine Rechtschreibprüfung, grammatikalische Korrektur oder oberflächliche Freigabe reicht dafür nicht aus. Die verantwortliche Person sollte den Inhalt, zentrale Aussagen, Fakten und verwendete Quellen tatsächlich prüfen und den Text bei Bedarf verändern oder ablehnen können.

Für Vereine bedeutet das: KI-Texte sollten nicht ungeprüft übernommen werden. Wer einen Text veröffentlicht, sollte festlegen, wer die inhaltliche Prüfung durchführt und wer für die Veröffentlichung verantwortlich ist.

KI-Bilder, KI-Audio und KI-Videos

Bei Bildern, Audio und Videos kommt es stark darauf an, ob der Inhalt echt wirken kann. Wenn ein Verein ein KI-Bild als klar erkennbare Illustration nutzt, ist das weniger problematisch als ein realistisches Bild, das wie ein echtes Foto von einer Veranstaltung aussieht.

Bei Deepfakes ist die Offenlegung besonders wichtig. Der AI Act nennt ausdrücklich KI-generierte oder manipulierte Bild-, Audio- oder Videoinhalte, die echten Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen ähneln und fälschlich als echt erscheinen könnten. Solche Inhalte müssen als künstlich erzeugt oder manipuliert offengelegt werden.

Für Vereine ist das auch unabhängig vom AI Act ein sensibles Thema. Bildrechte, Persönlichkeitsrechte und Datenschutz bleiben weiterhin wichtig. Wenn echte Fotos von Mitgliedern, Kindern, Ehrenamtlichen oder Gästen mit KI-Systemen bearbeitet werden, sollte der Verein besonders vorsichtig sein. Achtung: Vom Upload personenbezogener Daten in KIs raten wir dringend ab! Einwilligungen für ein normales Foto bedeuten nicht automatisch, dass daraus auch KI-generierte Varianten, Montagen oder realistisch veränderte Inhalte erstellt werden dürfen.

Ein transparenter Hinweis ist nicht nur eine rechtliche Frage. Wenn ein Verein KI-Inhalte kennzeichnet, schützt das auch das Vertrauen im Verein. Transparenz ist auch eines der Grundprinzipien des Code of Conduct für verantwortungsvollen KI-Einsatz, an dem sich digital verein(t) beteiligt.

Chatbots und KI-Tools mit direktem Kontakt zu Menschen

Wenn ein Verein auf seiner Website einen Chatbot oder ein anderes interaktives KI-System einsetzt, sollen Nutzerinnen und Nutzer erkennen können, dass sie mit einer KI und nicht mit einem Menschen kommunizieren.

Artikel 50 Absatz 1 verpflichtet zunächst die Anbieter solcher Systeme, die direkte Interaktion entsprechend transparent zu gestalten. Der Hinweis muss grundsätzlich bereits zu Beginn der ersten Interaktion klar und gut wahrnehmbar erscheinen. Nur wenn aus dem Zusammenhang eindeutig erkennbar ist, dass es sich um ein KI-System handelt, kann ein zusätzlicher Hinweis entbehrlich sein.
Abs. 1: „Anbieter stellen sicher, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betroffenen natürlichen Personen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, dies ist aus den Umständen und dem Kontext der Nutzung offensichtlich.“

Für einen Verein bedeutet das praktisch: Prüft vor dem Einsatz, ob der verwendete Chatbot einen eindeutigen Hinweis auf die KI-Interaktion anzeigt. Fehlt dieser Hinweis oder ist er leicht zu übersehen, sollte der Verein selbst einen gut sichtbaren Text am Chatfenster ergänzen.

Ein möglicher Hinweis lautet:

„Sie sprechen mit einem KI-gestützten Chatbot. Die Antworten dienen der ersten Orientierung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie beim Vorstand oder bei der zuständigen Ansprechperson.“

Wichtig bleibt außerdem der Datenschutz. Mitglieder und Ehrenamtliche sollten keine sensiblen oder vertraulichen Informationen eingeben, wenn nicht geklärt ist, wie der Anbieter diese Daten verarbeitet. Dazu gehören beispielsweise Gesundheitsdaten, Mitgliederdaten, Informationen über Kinder, interne Konflikte oder vertrauliche Vereinsunterlagen.

Links dazu:

Die Europäische Kommission hat am 20. Juli 2026 die finalen Leitlinien und FAQ zu den Transparenzpflichten aus Artikel 50 veröffentlicht.

Weitere Einzelheiten erläutert die Europäische Kommission in ihren Fragen und Antworten zu den Transparenzpflichten nach Artikel 50 des AI Acts.

Ergänzend gibt es einen freiwilligen Verhaltenskodex zur Kennzeichnung und Erkennbarkeit KI-generierter Inhalte.

So können Hinweise im Verein aussehen

Hinweise sollten kurz, verständlich und sichtbar sein, ohne komplizierte Formulierung. Wichtig ist, dass Menschen verstehen, dass KI beteiligt war. So könnt ihr KI-Inhalte im Verein kennzeichnen:

• Für ein realistisches KI-Bild als Symbolbild:
  „KI-generiertes Symbolbild.“
  
• Für ein KI-bearbeitetes Video:
  „Dieses Video enthält KI-generierte oder KI-bearbeitete Elemente.“
  
• Für einen KI-unterstützten Text:
  „Dieser Text wurde mithilfe von KI vorbereitet und redaktionell geprüft.“
  Freiwillig!
  
• Für einen Chatbot auf der Vereinswebsite:
  „Sie sprechen mit einem KI-gestützten Chatbot. Die Antworten dienen der ersten Orientierung.“
  
• Für ein KI-generiertes Bild auf Instagram oder der Website:
  „Dieses Bild wurde mit KI erstellt und zeigt keine echte Veranstaltung.“
  Auf Social Media ist es oft möglich in der Bearbeitung einen Haken dort zu setzen, wo abgefragt wird, ob Bilder und Videos KI-generiert sind, so wie hier auf Instagram.

Der Hinweis sollte dort stehen, wo der Inhalt wahrgenommen wird. Bei Social Media kann das in der Bildbeschreibung oder im Beitragstext sein. Auf der Website kann der Hinweis direkt unter dem Bild, am Video oder am Chatfenster stehen.

EU-Icons zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte

Die Europäische Union stellt zusätzlich frei nutzbare Symbole für vollständig KI-generierte und teilweise KI-veränderte Inhalte bereit. Vereine können diese Symbole verwenden, müssen es aber nicht. Die Verwendung des Symbols allein bedeutet noch nicht automatisch, dass alle Anforderungen des AI Acts erfüllt sind.

Wo eine Kennzeichnung gesetzlich erforderlich ist, muss sie klar, verständlich und spätestens beim ersten Kontakt mit dem Inhalt wahrnehmbar sein. Eine automatische Plattformkennzeichnung auf Instagram oder einem anderen sozialen Netzwerk kann dabei helfen. Vereine sollten trotzdem kontrollieren, ob der Hinweis für Nutzerinnen und Nutzer tatsächlich sichtbar und eindeutig ist. Im Zweifel kann ein kurzer Hinweis im Beitragstext oder direkt am Bild beziehungsweise Video ergänzt werden.

Die Icons stehen zum Download bereit auf der EU-Website bereit als SVG und als PNG.

Praxisbeispiel

Ein Kulturverein plant ein Sommerfest. Eine Ehrenamtliche erstellt mit einem KI-Tool ein Bild von einer Bühne, Lichtern und vielen Menschen.

Wird das Bild so veröffentlicht, dass es wie ein echtes Foto eines vergangenen oder bereits stattgefundenen Vereinsfests wirkt, könnte das Publikum es fälschlich für authentisch halten. Dann sollte der Verein deutlich darauf hinweisen, dass das Bild mit KI erstellt wurde, zum Beispiel mit dem Hinweis „KI-generiertes Symbolbild – zeigt keine echte Veranstaltung“.

Ist das Motiv dagegen klar als Illustration, Collage oder Fantasiedarstellung erkennbar und erwartet das Publikum kein authentisches Veranstaltungsfoto, besteht nicht automatisch eine gesetzliche Kennzeichnungspflicht. Ein freiwilliger Hinweis kann dennoch Missverständnisse vermeiden.

Problematisch wäre dagegen ein Video, in dem eine reale Person scheinbar zur Veranstaltung einlädt, obwohl dieser Auftritt mit KI erzeugt wurde. Das kann als Deepfake gelten. Ohne klare Kennzeichnung sollte ein Verein solche Inhalte nicht veröffentlichen.

Häufige Fragen zur KI-Kennzeichnung im Verein

Unterstützung für Vereine und Ehrenamtliche in Bayern

digital verein(t) unterstützt Vereine und Ehrenamtliche in Bayern bei der digitalen Vereinsarbeit. Dazu gehören praktische Themen wie KI für Vereine, Datenschutz, Social Media, Vereinswebsite, digitale Zusammenarbeit und sichere Online-Kommunikation.

Wer KI im Verein nutzen möchte, muss nicht mit komplizierter Technik beginnen. Der beste Einstieg ist eine einfache Absprache: Wo hilft KI im Vereinsalltag, wer prüft die Ergebnisse, wo muss man KI-Inhalte im Verein kennzeichnen und wann wird transparent darauf hingewiesen?

Mit kostenlosen Workshops und Beratungsangeboten unterstützen wir Vereine und Ehrenamtliche dabei KI sinnvoll, sicher und verständlich einzusetzen. So bleibt digitale Vereinsarbeit machbar und vertrauenswürdig.

Interesse an einer kostenlosen Beratungssprechstunde? Schreib uns dein Thema an kontakt@digital-vereint.de

Der Beitrag KI-Inhalte im Verein kennzeichnen ab August 2026 erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

Im Dezember 2023 führte Meta bei Instagram die End-zu-End-Verschlüsselung als optionale Funktion ein. Seitdem bestand die Möglichkeit, Konversationen zu verschlüsseln, indem die entsprechende Einstellung im jeweiligen Chat aktiviert wurde. Anders als bei WhatsApp war dieses Feature jedoch nicht standardmäßig aktiviert. Durch die End-zu-End-Verschlüsselung erhielt Meta keinen Zugriff auf Videos, Texte, Sprachnachrichten oder Bilder, die zwischen zwei Personen ausgetauscht wurden. Dafür sorgte ein privater Schlüssel, der ausschließlich für Sender und Empfänger sichtbar war. Problematisch war allerdings, dass viele Menschen nichts von dieser Funktion wussten und sie deshalb nicht nutzten. Zudem stand die Option in einigen Regionen nicht zur Verfügung. Dadurch blieb die End-zu-End-Verschlüsselung für viele ungenutzt, was Meta inzwischen als eines der Argumente für die Abschaffung der Funktion anführt.

Was änderte sich ab dem 8. Mai 2026?

Seit dem 8. Mai 2026 steht die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei Instagram nicht mehr zur Verfügung. Ab diesem Zeitpunkt erhält Meta vollständigen Zugriff auf die Daten, die in Chats ausgetauscht werden. Dies lässt sich mit einer Postkarte vergleichen, die ohne Umschlag verschickt wird und deshalb für andere lesbar ist. Zuvor bestand die Möglichkeit eines geschlossenen Umschlags durch die Verschlüsselung. Die von Meta erfassten Daten dienen unter anderem dem Training von KI-Modellen, Werbezwecken oder der Erstellung von Verhaltensprofilen. Die Auswertung erfolgt durch Systeme, Algorithmen und KI-Modelle. Außerdem fordern einige Regierungen und Kinderschutzorganisationen der Zugriff auf sensible Daten im Rahmen der Strafverfolgung.

Und was ist mit WhatsApp?

Der in Deutschland sehr beliebte Messenger WhatsApp gehört ebenfalls zu Meta. Dort besteht ebenfalls eine End-zu-End-Verschlüsselung. Wer jedoch besonders datensparsam unterwegs sein möchte, ist auch bei WhatsApp nicht gut bedient. Zwar werden dort keine Daten gesammelt, was in den Nachrichten steht, jedoch sogenannte Meta-Daten, wer wo eine Handlung vollzieht. So wird beispielsweise erfasst, mit wem man geschrieben hat, wie oft und welche Geräte benutzt werden.

So verknüpft Meta die Daten: Wenn zwei Personen die meiste Zeit außerhalb der Arbeitszeit im gleichen WLAN am selben Ort verbringen, dann leben sie wahrscheinlich im selben Haushalt. Wenn einer von ihnen dem anderen ein paar Mal schreibt, während er in einem Möbelgeschäft ist, dann wählen sie wahrscheinlich beide neue Möbel aus und werden Werbung für Einrichtungsgegenstände sehen.

Also, die End-zu-End-Verschlüsselung schützt zwar den Inhalt deiner Nachricht, aber große Datenunternehmen wie Meta können trotzdem sehr viel aus der Nutzung von Whatsapp ableiten. Aus diesem Grund ist WhatsApp auch nicht für den Vereinskontext geeignet:

Nutzungsbeschränkungen: Mit der Nutzung eines Messengers wird den jeweiligen Nutzungsbedingungen zugestimmt. Deshalb sollte sich mit diesen vertraut gemacht werden, damit mit der Verwendung nicht dagegen verstoßen wird.
Der Messenger WhatsApp darf beispielsweise nur privat genutzt werden. Das bedeutet: Eine offizielle Nutzung im Vereinskontext verstößt gegen dessen Nutzungsbedingungen und ist nicht mit den Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) an Organisationen vereinbar.

Welche weiteren Alternativen gibt es?

Für den verschlüsselten Versand von Nachrichten stehen verschiedene Alternativen zur Verfügung. Telegram, Signal oder Threema aus der Schweiz bieten weiterhin eine standardmäßige End-zu-End-Verschlüsselung an. Besonders Signal und Threema legen ihren Schwerpunkt auf Sicherheit und gelten als datenschutzfreundlich. Eine weitere Übersicht über alternative Messengerdienste gibt es auf der Webseite der Verbraucherzentrale.

Insgesamt sollte man Messengerdienste bevorzugen, die mindestens eine End-zu-End-Verschlüsselung besitzen.

Hier kannst du dir weiteres Wissen zum Thema Kommunikation aneignen: 06-Handbuch-Online-Kommunikation.pdf
Hier kannst du weitere Informationen rund um Alternativen finden: WhatsApp, ade: Signal und Threema überzeugen als sichere Alternativen • Kuketz IT-Security Blog.

Noch Fragen? Wir sind für euch da. Meldet euch einfach per E-Mail unter kontakt@digital-vereint.de

Der Beitrag Instagram will mehr Daten erschien zuerst auf Digitalisierung des Ehrenamts in Bayern.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Er soll Vereinen helfen, das Risiko besser einzuschätzen und vorsichtiger mit Musik in Reels, Stories und Beiträgen umzugehen.

Instagram-Musik nicht bedenkenlos nutzen

Urheberrecht

Musik ist immer urheberrechtlich geschützt, bis 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers, wobei die Rechte nicht nur beim Komponisten oder Texter liegen können. Auch Interpreten, Produzenten, Plattenfirmen und Musikverlage können Rechte an einer konkreten Aufnahme haben. Verwertungsgesellschaften wie die GEMA vertreten ebenfalls die Rechte der Urheber.

Für Plattformen wie Instagram ist außerdem das Urheberrechts-Diensteanbieter-Gesetz wichtig. § 6 Abs. 1 UrhDaG sagt: Wenn dem Diensteanbieter die öffentliche Wiedergabe eines Werkes erlaubt ist, kann diese Erlaubnis auch zugunsten des Nutzers wirken, sofern dieser nicht kommerziell handelt oder keine erheblichen Einnahmen erzielt.

Was Meta und die GEMA sagen

In den steht in den Meta-Nutzungsbedingungen ist zu lesen, dass die Nutzung von Musik den Meta-Musikrichtlinien unterliegt.

Diese Richtlinien besagen, dass die Nutzung von Musik für gewerbliche oder nicht persönliche Zwecke verboten ist, wenn keine passenden Lizenzen vorliegen.

Die GEMA hält fest, dass man als Privatperson Instagrams Musikbibliothek für Storys, Reels oder Videos in der Regel nutzen dürfe. Nicht erlaubt sei hingegen die Verwendung für gewerbliche/kommerzielle und nicht private Zwecke.

Warum Instagram Musik für Vereine problematisch sein kann

Privat oder kommerziell?

Was also für private Nutzer:innen unkompliziert ist, stellt sich bei Vereinen, auch wenn sie gemeinnützig sind, nicht ganz so einfach dar. Ein Vereinsaccount dient meistens der Kommunikation nach außen: Veranstaltungen bewerben, Mitglieder gewinnen, Angebote vorstellen, Sponsoren sichtbar machen oder Spendenaktionen begleiten.
Sind Vereine auf Instagram also privat oder kommerziell einzustufen? Pauschal lässt sich das nicht beantworten. In der Praxis sind Vereinsaccounts aber eher nicht privat. Ein offizieller Vereinsaccount steht für eine Organisation. Er verfolgt Kommunikationsziele, baut Reichweite auf, bewirbt Veranstaltungen, zeigt Angebote oder stärkt das Image des Vereins. Deshalb sollten Vereine bei Musikrechten vorsichtig handeln und nicht davon ausgehen, dass sie wie private Nutzer behandelt werden.

Business-Konto

Viele Vereine nutzen ein professionelles Business-Instagram-Konto. Das ist für die Vereinsarbeit sinnvoll, weil damit Statistiken, Kontaktmöglichkeiten und weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Außerdem wird allen ehrenamtlichen Social-Media-Managern schon aufgefallen sein, dass sie mit einem Business-Konto nicht mehr auf alle Audios in Instagram zurückgreifen können. Viele denken nun, dass sie die Musik, die sich jetzt verwenden lässt, problemlos über ihre Reels und Stories legen können. Doch ganz so stimmt das leider nicht.

Es ist zwar so, dass mit der Firmierung auf ein „Business“-Konto automatisch viele lizensierte Titel in der Instagram-Musikbibliothek gesperrt werden, aber eben nicht alle. Außerdem können alle Nutzer:innen, wenn sie ein Reel mit vorher aufgespielter Musik hochladen, diesem Audiotrack einen eigenen Namen geben und ihn auch für andere – ohne Lizenzvereinbarung –  zur Verfügung stellen. So kann es passieren, dass auch definitiv geschützte Titel, sagen wir ein Song aus den Charts, so unter anderem Namen den Weg in die Musikbibliothek findet, aus der sich auch Business-Konten bedienen können.

Bei Musik führt ein Business-Konto aber nicht automatisch zu mehr Sicherheit. Im Gegenteil: Instagram weist selbst darauf hin, dass bestimmte Business-Konten oder Beitragsarten keinen Zugriff auf die lizenzierte Musikbibliothek haben können. Als Alternative nennt Meta die Sound Collection.

15-Sekunden-Regel

Viele Nutzer:innen gehen auch davon aus, dass die Verwendung von Musikstücken bis zu einer Länge von 15 Sekunden immer erlaubt seien. Das stimmt so allerdings nicht. Das Urheberrechts-Diensteanbieter-Gesetz nennt zwar Grenzen für geringfügige Nutzungen, darunter bis zu 15 Sekunden je Tonspur. Diese Regelung ist aber an Bedingungen geknüpft und bedeutet nicht, dass Vereine jeden 15-Sekunden-Ausschnitt frei für Instagram nutzen dürfen.

Alternativen zur Musikbibliothek

Die integrierte Instagram-Musikbibliothek ist also für Vereine nicht unbedingt rechtssicher nutzbar, da die Lizenzlage für nicht private Nutzung nicht klar erkennbar ist.

Meta Sound Collection

Der Meta-Konzern bietet einen Workaround an: Die Sound Collection. Meta beschreibt sie als Sammlung mit Musik und Soundeffekten, die kostenlos verwendet werden können, allerdings nur auf den Plattformen von Meta: „Du kannst auch weiterhin Audios aus der Sound Collection zu deinen Inhalten hinzufügen und kostenlos verwenden – in allen Meta-Produkten.“ Für Instagram bedeutet das kein Problem, für TikTok bspw. schon.

Dort kann man passende Titel suchen, herunterladen und anschließend mit einem Bearbeitungsprogramm unter das Video legen. Das Video wird dann mit der Musik exportiert und bei Instagram hochgeladen.

Beachte außerdem: Wenn du neben den Titeln auf das Informationssymbol klickst, erscheint das Fenster wie hier im Bild. Dort steht „Teile Titel, Quelle und Link mit Freunden oder zeige diese Infos in Projekten an, die du mit diesem Song [oder Soundeffekt] erstellst.“ Das kann als Aufforderung von Meta verstanden werden, die Credits zum Sound anzugeben.

Es gibt außerdem einen praktischen zweiten Weg: Erst in der Sound Collection umsehen, passenden Titel und Interpret notieren und den Track anschließend direkt in der Instagram-Musikbibliothek suchen. Die Titel aus der Sound Collection sind teilweise auch dort vorhanden. So spart man sich langwieriges Hoch- und Herunterladen.

Canva

Vereine können auch andere Musikquellen nutzen. Eine praktische Möglichkeit ist Canva. Mit einer Canva-Pro-Lizenz stehen viele Audios zur Verfügung, die direkt in Canva-Videos eingebunden werden können. Als Verein bearbeitet man das Video also in Canva, legt dort die Musik darunter, exportiert das fertige Video und lädt es anschließend bei Instagram hoch. Eine Überprüfung der Lizenzvereinbarungen in Canva sollte dabei aber auch vorgenommen werden.

Weitere Anbieter

Auch bei anderen Anbietern für lizenzfreie Musik müssen Vereine genau hinsehen. „Lizenzfrei“ heißt nicht automatisch kostenlos. „Gemafrei“ heißt nicht automatisch frei von allen Rechten. Entscheidend sind immer die konkreten Lizenzbedingungen des jeweiligen Anbieters.

Musik von YouTube sollten Vereine nicht einfach herunterladen und in Instagram-Reels einbinden. Dass ein Lied auf YouTube verfügbar ist, bedeutet nicht, dass es für eigene Social-Media-Beiträge genutzt werden darf.

Achtung bei Original-Audio in Instagram Reels

Wenn Vereine nun ein Video mit bereits eingespielter Musik hochladen, sollten sie bei Instagram darauf achten, dass der Sound nicht als frei verwendbares Original-Audio erscheint. Sonst kann der Eindruck entstehen, der Verein stelle dieses Audio als eigenes Audio für andere Nutzer zur Verfügung.

Das ist besonders problematisch, wenn die Musik gar nicht vom Verein stammt, sondern aus Canva, der Sound Collection oder einer anderen Musikquelle kommt. Der Verein hat dann möglicherweise eine Lizenz zur eigenen Nutzung, aber nicht das Recht, das Audio anderen Instagram-Nutzern zur Weiterverwendung bereitzustellen.

Instagram erklärt selbst, dass Nutzer einstellen können, ob andere ihr Original-Audio in Reels weiterverwenden dürfen.

So nutzen Vereine Musik auf Instagram mit Bedacht

Vereine sollten Musik auf Instagram nicht nach dem Prinzip „wird angezeigt, also ist es erlaubt“ verwenden. Gerade bei offiziellen Vereinsaccounts ist Vorsicht nötig. Das gilt für Reels, Stories und Beiträge.

Nutzt für Vereinsaccounts möglichst keine bekannten Songs aus der allgemeinen Instagram-Musikbibliothek, wenn die Rechte nicht eindeutig geklärt sind. Greift stattdessen auf geprüfte Quellen wie die Meta Sound Collection oder andere Anbieter mit klaren Lizenzbedingungen zurück. Speichert Lizenzhinweise und Nutzungsbedingungen ab. Legt im Verein außerdem fest, wer Musik auswählen darf und welche Quellen erlaubt sind.

So bleiben Instagram-Reels, Stories und Beiträge kreativ, ohne dass der Verein unnötige rechtliche Risiken eingeht.

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Ausschreibung der 28 Projekt-Standorte

digital verein(t) ist ein Projekt der lagfa bayern e.V., welches digitale Kompetenzen im Ehrenamt stärken und Vereine und Initiativen dabei unterstützen möchte, digitale Möglichkeiten sicher und selbstbestimmt zu nutzen. Durch praxisnahe Workshops werden Engagierte befähigt, digitale Werkzeuge im Vereinsalltag sinnvoll einzusetzen und dabei Datenschutz sowie Datensicherheit zu berücksichtigen.
Ziel ist es, gemeinsam die digitale Teilhabe im Ehrenamt zu stärken und Vereine in ganz Bayern bei der sicheren und selbstbestimmten Nutzung digitaler Möglichkeiten zu unterstützen.

Die Umsetzung des Projekts erfolgt über ein bayernweites Netzwerk lokaler Standorte. Diese fungieren als regionale Anlaufstellen für Vereine und Initiativen und organisieren Bildungsangebote vor Ort. digital verein(t) stellt die Inhalte, Referent:innen, Materialien sowie fachliche Unterstützung.

Ihr seid eine Freiwilligenagentur/-zentrum oder eine Koordinierungsstelle Bürgerschaftliches Engagement und Mitglied der lagfa bayern e.V.? Eure Ehrenamtlichen vor Ort brauchen Unterstützung bei der Digitalisierung? Ihr habt Lust ein Teil von digital verein(t) zu werden und aktiv an der digitalen Teilhabe im Ehrenamt mitzuwirken? Dann werdet jetzt Projekt-Standort von digital verein(t)!

Ihr wollte mehr erfahren? Dann kommt zu unserem Infotreffen am 05. Mai um 10:00 Uhr. Anmeldung hier.

Was bedeutet es ein Projekt-Standort zu sein?

Ihr habt als Standort Zugang zu:

• bis zu 3 kostenfreie Workshops pro Jahr
• Nutzung der Beratungssprechstunde für Anliegen eurer Freiwilligenagentur
• Buchung von Vorträgen außerhalb der Workshopthemen (nach Kapazitäten)
• Buchung von digital verein(t) für Freiwilligenmessen
• Pre-Access zur Bewerbung eurer Vereine beim Modellprojekt Vereinscloud
• Weiterleitung ministerialer Anfragen zu Best‑Practice‑Ehrenamt
• Kostenfreie Bereitstellung von Handbüchern, Postkarten etc.

Was wir von euch dafür benötigen:

Zu den Aufgaben gehören das frühzeitige Planen und Bewerben der Workshops sowie die übersichtliche Verwaltung der Anmeldungen. Außerdem die Organisation von Raum und kleinem Catering für die Veranstaltungen in Präsenz. Hilfreich ist auch die Teilnahme an Netzwerktreffen von digital verein(t) und – wenn möglich – an größeren Veranstaltungen wie der bayern.ehrenamt.digital. Für die Öffentlichkeitsarbeit kann unkompliziert das vorhandene PR‑Bundle genutzt werden. Zusätzlich solltet ihr den Kontakt zu Vereinen vor Ort pflegen und uns bei Anfragen passende Vereine vorschlagen können.

Bewerbt euch über unten stehendes Formular als Standort von digital verein(t) für die Laufzeit von Juli 2026 bis Juni 2029!
Einfach alle Fragen beantworten und abschicken! Hinweis: Der Kooperationsvertrag wird ab Juli 2026 ausgestellt.

Bewerbungszeitraum: bis 31. Mai

Wir freuen uns auf eure Bewerbung!

Der Bewerbungszeitraum ist leider zu Ende.

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Nun beginnt die Ausschreibung für 2026.

Bis 14. Juni könnt ihr euch für unseren Award bewerben und ein Preisgeld in Höhe von 2.000 Euro gewinnen.

Jetzt bewerben – und Engagement digital sichtbar machen

Darum geht’s

Dieses Jahr knüpft der Bayerische Social‑Media‑Award fürs Ehrenamt 2026 an diesen Erfolg an. Gemeinsam richten die Versicherungskammer Stiftung und digital verein(t) (lagfa bayern) den Award aus. Schirmherr des Awards ist der Bayerische Staatsminister für Digitales, Dr. Fabian Mehring.

Der Bayerische Social-Media-Award zeichnet Vereine, ehrenamtliche Initiativen und ihre Engagierten aus, die mit Kreativität und Strategie das Ehrenamt auf Social-Media sichtbar machen. Ob Instagram, TikTok oder YouTube – wer mit Posts, Reels oder Kampagnen Menschen für freiwilliges Engagement begeistert, kann hier Anerkennung und neue Reichweite gewinnen. Bewerben Sie sich und zeigen Sie, wie Social-Media das Ehrenamt stärkt, inspiriert und eine neue Generation fürs Mitmachen begeistert!

Das sind die Kategorien

In vier Kategorien suchen wir Vereine, Initiativen, Jugendgruppen und Organisationen, die das Ehrenamt in Bayern prägen.

Newcomer (Social-Media Coaching und Contentpaket im Wert
von 2.000 Euro)

Der Preis richtet sich an Vereine, Initiativen und gemeinnützige Organisationen, die sich erst seit kurzer Zeit auf den Weg in die digitale Öffentlichkeitsarbeit begeben haben. Die Kategorie richtet sich an Neulinge in den sozialen Netzwerken, deren Account nicht älter als zwölf Monate ist.

Engagementfluencer (2.000 Euro)

Der Engagementfluencer-Preis zeichnet Social-Media-Formate aus, die das Ehrenamt in Bayern aus neuen Blickwinkeln präsentieren und zugleich authentisch ihren Beitrag zur Gestaltung der Zivilgesellschaft sichtbar machen. Gesucht werden Auftritte, die mit inspirierendem Storytelling neue Menschen für freiwilliges Engagement im eigenen Verein begeistern.

Young Impact (2.000 Euro)

Ihr seid ein Verein oder Kollektiv und nutzt Social-Media, um euch für etwas einzusetzen, das euch wichtig ist. Mit der Kategorie Young Impact zeichnen wir Social-Media Profile aus, die zeigen, dass digital natives mehr können als nur guten Content, sondern auch Ehrenamt sichtbar machen und zeigen, was junges Engagement für einen Impact hat.

Zudem gibt es einen Sonderpreis für Freiwilligenagenturen (1.500 Euro), die Social Media gezielt nutzen, um über Engagement zu informieren und Menschen zu verbinden.

Teilnehmen können Vereine, gemeinnützige Organisationen, Initiativen, Freiwilligenagenturen, sonstige ehrenamtliche Zusammenschlüsse wie Kollektive und Jugendgruppen.

Euer Engagement verdient eine Bühne – online und offline

Vielleicht habt ihr schon hunderte Posts gemacht, vielleicht erstellt ihr gerade euer erstes Reel. Vielleicht seid ihr ein großer Verein, vielleicht ein kleines Team.
Was zählt, ist nicht Perfektion, sondern Haltung.
Zeigt Bayern eure Story.
Wir freuen uns auf eure Bewerbung – und auf die Menschen dahinter.

Die Bewerbung ist ab sofort möglich über die Webseite der Versicherungskammer Stiftung: https://versicherungskammer-stiftung.de/preise/digital-verbunden/social-media-award-2026/ausschreibung/
Einsendeschluss ist der 14. Juni 2026

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