Ab dem 01.01.2025 wird es ernst: Die E-Rechnungspflicht tritt in Kraft. Unternehmen und Vereine mit Umsatzsteuerpflicht, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sind dann verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Private Personen sind von dieser Regelung nicht betroffen. Ab 2028 müssen Unternehmen und Vereine E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch versenden können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Die sogenannten E-Rechnungen sind standardisierte Dateien, die in zwei Formaten daherkommen.
a) Die XRechnung ist eine XML-Datei – ein strukturiertes elektronisches Format ohne visuelle Komponente, das sich für die maschinelle Verarbeitung eignet. XML-Dateien sind für Menschen ohne Vorkenntnisse nur sehr schwer lesbar.
b) E-Rechnung können aber auch in PDF-Dateien eingebettet sein. Diese nennen sich ZUGFeRD und bestehen aus einer für Menschen verständliche Komponente und einer maschinell lesbaren XML-Datei. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Wichtig zu beachten: Empfänger:innen haben keine Wahlfreiheit. Sie müssen in der Lage sein, beide Formate zu akzeptieren und verarbeiten.
Warum ist die E-Rechnung sinnvoll?
Durch das standardisierte XML-Format können Buchhaltungs- und Zahlungsprozesse automatisiert und so effizienter gestaltet werden. Zudem entfallen Kosten für Papier und Porto, da E-Rechnungen per E-Mail verschickt und empfangen oder aus einem Portal heruntergeladen werden können. Die digitale Form macht es einfacher, Rechnungen schnell zu prüfen und zur Verfügung zu stellen.
Software
Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, sollte die eingesetzte Buchhaltungssoftware in der Lage sein, E-Rechnungen korrekt einzulesen. Sollte ein Verein zwar zur E-Rechnung verpflichtet sein, aber keine Buchhaltungssoftware benutzen, gibt es kostenlose Lösungen, um E-Rechnungen zu erstellen und anzuzeigen. Bei kostenlosen Lösungen sollte man immer darauf achten, dass die Daten DSGVO-konform verarbeitet werden.
Eine Auswahl an kostenlosen Softwares
Es gibt viele Anbieter für Buchhaltungssoftware. Hier eine knappe Auswahl:
Quba ist ein open-source Anzeigeprogramm für E-Rechnungen.
WISO MeinBüro Rechnungen Free ist die kostenlose Version der bekannten Buchhaltungssoftware, mit der E-Rechnungen erstellt und ausgelesen werden können.
PDF24 bietet eine Vielzahl an Anwendungen rund um PDFs an. Unter anderem auch ein kostenloses Online Tool zum Erstellen von E-Rechnungen.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen und Vereine, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen sich auf die neue Regelung einstellen. Wenn der eigene Verein betroffen ist, sollte dies am besten im Gespräch mit dem oder der Steuerberater:in geklärt werden.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
- einer der Partner ist Endverbraucher:in
- Rechnungssteller:in oder -empfänger:in hat den Sitz im Ausland
- Steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 €
- Fahrkarten und Tickets
Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. Die oben aufgeführten Ausnahmen wie die Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) dürfen weiterhin in Papierform übermittelt werden.
Aufbewahrungspflicht der E-Rechnung
Neben der Verarbeitung müssen Vereine auch die Aufbewahrung von E-Rechnungen im Auge behalten. Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen gilt wie bei herkömmlichen Papierrechnungen, das heißt, E-Rechnungen müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Dokumente in einem stabilen, lesbaren Format gespeichert werden und jederzeit für Prüfungen zugänglich sind. Zu beachten ist hier, dass es sich um das ursprüngliche Format handeln muss und die Datei nicht nachträglich verändert werden darf. Wenn also die E-Mail, mit der die E-Rechnung übersendet wurde, steuerlich wichtige Informationen enthält, muss auch diese archiviert werden. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist entscheidend, um rechtliche und steuerliche Vorgaben zu erfüllen und mögliche Nachfragen des Finanzamts problemlos beantworten zu können. Vereine sollten daher ein geeignetes digitales Archivierungssystem nutzen, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht werden. Wichtig ist hierbei auch, regelmäßige Back-Ups zu erstellen.
Zeitplan für die E-Rechnungspflicht
Um einen Überblick zu schaffen, haben wir die wichtigsten Termine für die E-Rechnungspflicht zusammengefasst:
2025: E-Rechnungseingang und -verarbeitung wird Pflicht, Papier- und PDF-Rechnungen bleiben jedoch weiterhin erlaubt.
2026: Die Regelung bleibt gleich.
2027: E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 € wird eingeführt (Empfang und Versand).
2028: Die Pflicht zum Empfang und Versand von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen.
Die E-Rechnung ist mehr als nur ein neuer Trend. Sie wird rechtlich verpflichtend und ist ein Schritt in die digitale Zukunft. Sie bietet Unternehmen und Vereinen die Chance, effizienter und transparenter zu arbeiten. Jetzt ist die Zeit, sich darauf vorzubereiten!
Die ersten Schritte für deinen Verein:
- Kann meine bisherige Rechnungsssoftware E-Rechnungen ab 2025 verarbeiten? Falls nein: Welche Software eignet sich?
- Habe ich ein digitales Archivierungssystem, um E-Rechnungen 10 Jahre lang zu speichern?
- Eventuell: Abstimmung mit dem Steuerberater zur Digitalisierung des Rechnungswesens
- Empfang der E-Rechnungen vorbereiten: Gibt es eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen? Eventuell lohnt es sich bei vielen eingehenden Rechnungen eine eigene Adresse wie einzurichten.
- Achtung vor Viren: Überprüft eine Schadenssoftware die eingehenden E-Mails?
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